Best Practises bei Videokonferenzen

Setup

Checkliste

• Kopfhörertest
• Mikrophontest
• (falls vorhanden) Kameratest
• Ruhige Umgebung eingerichtet
• Hintergrund überprüft

Das Setup beschreibt die Punkte, die Sie einmalig testen sollten, bevor Sie an einer Videokonferenz teilnehmen.

Equipment

Für eine Videokonferenz wird zumindest ein Mikrophon und ein Kopfhörer (oder ähnliches) benötigt. Alternativ ist auch ein Headset mit integriertem Mikrophon möglich. Das Mikrophon muss kein teures Modell sein, sollte aber einen einigermaßen guten Klang haben (insbesondere wird hier kein Handy empfohlen, da der Klang meistens nicht so gut ist). Beim Kopfhörer ist wichtig, dass dieser angenehm sitzt (dies ist sehr individuell).

Vor der ersten Konferenz sollte Überprüft werden, ob Mikrophon / Kopfhörer funktionieren. Für den Kopfhörertest kann man einfach ein Lied / ein Video abspielen und schauen, ob der Ton in angenehmer Lautstärke durch den Kopfhörer kommt. Für das Mikrophon kann man bei

in den Soundeinstellungen testen und justieren. Das Mikrophon sollte so eingestellt sein, dass es selbst bei lautem Reden nie mehr als 80% der maximalen Lautstärke hat.

Eine Kamera / Webcam ist nicht unbedingt notwendig. Sollte ein Bild gewünscht sein, so reicht oft eine günstige USB-Webcam, wie sie bei den meisten (Elektro-)Händlern angeboten wird. Die Kamera lässt sich unter Windows über die App Kamera testen.

Umgebung

Bei der Umgebung sollte auf zwei Sachen geachtet werden: ein lärmloser Raum und einen angemessenen Hintergrund (falls eine Videoübertragung stattfinden soll).

Gerade Hintergrundgeräusche werden sehr leicht als störend empfunden. Daher sollte - falls möglich - ein ruhiger Raum für die Videokonferenz gewählt werden (dafür eignen sich auch Räume wie Schlafzimmer, man benötigt keinen eigenen Arbeitsraum). Oftmals hilft es auch, anderen Mitbewohnern darüber aufzuklären, dass man im Moment nicht gestört werden will (ein Schild an der Tür wirkt oftmals Wunder). Wo dies nicht möglich ist - zum Beispiel weil es die Wohnsituation nicht zulässt - sollte mit den Mitbewohnern eine für alle befriedigende Lösung gefunden werden. Laute Geräte sollten so weit wie möglich ausgeschaltet oder runter gefahren werden, Handys und ähnliches auf Stumm geschaltet werden.

Sollte eine Videoübertragung stattfinden, so sollte man auf einem angemessenen Hintergrund achten. Dazu gehört, dass der Hintergrund optisch ruhig sein sollte und keine ungewollten Inhalte darstellt. Grundsätzlich gilt die Regel: Der Hintergrund sollte so sein, dass ich ihn sowohl einem Familienmitglied als auch einem Fremden zeigen kann, ohne dass ich mich schämen oder rechtfertigen muss.

Vorbereitung

Checkliste

• (Falls nötig) Software installieren
• Lokaler Testlauf
• (Falls angeboten) Online-Testlauf

Die Vorbereitung sollte vor jeder Videokonferenz durchgeführt werden, aber zumindest dann, wenn eine neue Plattform / Software verwendet wird.

(Falls nötig) Software installieren

Einige Plattformen benötigen zwingend bestimmte Software, andere erlauben optional die Verwendung von Software neben dem Webbrowser. Sollten Sie eine solche Software verwenden müssen / wollen, so müssen sie diese vorher installieren (und am Besten testen). Stellen Sie daher sicher, dass diese installiert ist.

Testlauf

Vor jeder Videokonferenz ist es sinnvoll, einen kurzen Testlauf zu machen. Dies beinhaltet sowohl einen lokalen Test als auch (wenn angeboten) einen Online-Testlauf.

Bei einem lokalen Testlauf geht es darum zu schauen, dass die Hardware noch funktioniert. Es kann relativ einfach passieren, dass sich einige Einstellungen verstellen oder andere Probleme auftauchen. Daher macht es Sinn, die Hardwaretests kurz zu wiederholen (Windows: Musik abspielen, Mikrophon in Sound-Einstellungen testen, Kamera über Kamera-App testen; Für Details siehe Equipment).

Falls es die Organisator*in anbietet, sollte auch ein Online-Testlauf mit der Plattform selber durchgeführt werden. Dies stellt sicher, dass die eigentliche Konferenz reibungslos verläuft.

Verhalten während der Konferenz

Checkliste

• Stumm geschaltet
• Wortmeldung ankündigen
• Nach Wortmeldung stumm geschaltet
• Video-Übertragung nur aktiviert falls gewünscht / notwendig

Dieses Kapitel beinhaltet die wichtigsten Best Practises zum Verhalten während der Videokonferenz.

Stummschalten

Eine der wichtigsten Aspekte in einer Videokonferenz ist die Reduktion von Störgeräuschen. Dabei kann jeder Teilnehmer mithelfen, indem er sich selber während der Videokonferenz stumm schaltet, wenn er nicht spricht. Die meisten Plattformen bieten dafür Knöpfe zum Stummschalten an. WICHTIG: Man sollte beim Betreten der Plattform immer überprüfen, ob man stumm geschaltet ist und sich gegebenenfalls stumm schalten.

Wortmeldung

Einige Plattformen bieten es an, eine Wortmeldung anzukündigen (dieses ist unter verschiedenen Namen wie "melden" oder "Hand heben"/"Hand hoch" implementiert). Falls Sie in einer Konferenz mit mehr als drei Teilnehmern eine Wortmeldung machen wollen, so sollten Sie diese Ankündigen, damit Sie dann von der Organisator*in aufgerufen werden können.

Sollte keine Ankündigungs-Funktion vorhanden sein, so sollte die Organisator*in festlegen wie Wortmeldungen durchgeführt werden. Fragen sie dies im Zweifelsfall vor der Videokonferenz nach.

Vergessen Sie nicht, sich nach der Wortmeldung wieder stumm zu stellen.

Video-Übertragung

Je nach Plattform benötigt eine Video-Übertragung viel Bandbreite bzw. viel Rechenkapazität. Von daher ist es bei größeren Konferenzen sinnvoll, dass nicht alle Teilnehmer die ganze Zeit ihre Übertragung aktiv haben. Fragen Sie im Zweifel bei der Organisator*in nach.

Setup

Checkliste

• Kopfhörertest
• Mikrophontest
• (falls vorhanden) Kameratest
• Ruhige Umgebung eingerichtet
• Hintergrund überprüft
• Sich mit Plattform vertraut machen

Das Setup beschreibt die Punkte, die Sie einmalig testen sollten, bevor Sie an einer Videokonferenz teilnehmen. Das Setup ist dabei ähnlich wie bei Teilnehmer*innen, erfordert aber als Organisator*in oft höhere Ansprüche.

Equipment

Für Organisator*innne (insbesondere wenn diese etwas Präsentieren) gelten höhere Ansprüche an die Hardware. Es sollte ein gutes Mikrophon mit

verwendet werden.

Mitglieder der MIN-Fakultät können entsprechende Mikrophone über den Hardwareverleih leihen, zum Beispiel das Rode NT-USB Mini.

Ansonsten gelten die selben Vorschläge wie bei Teilnehmer*innen, insbesondere bezüglich des Testens der Hardware.

Umgebung

Hier gelten die selben Vorschläge wie für Teilnehmer*innen, insbesondere ein lärmloser Raum und einen angemessenen Hintergrund. Ersteres ist meistens umso wichtiger, da Sie als Organisator*in oft mehr sprechen als die Teilnehmer (besonders bei Vorträgen).

Plattform

Es gibt verschiedene Plattformen, über welche Videokonferenzen durchgeführt werden können. Egal, welche Plattform sie verwenden, Sie sollten sich mit der Plattform vertraut machen. Auf Grund der Menge an Tools ist es nicht möglich, hier jedes Tool einzeln zu beschreiben.

Wir empfehlen folgende Plattformen:

• BigBlueButton(Bietet auch Moodle-Integration)
• Zoom
• Adobe Connect über DFN und Pexip/CONFtool über DFN (können momentan leider überlastet sein, daher wird empfohlen, auf andere Lösungen auszuweichen)

Vor der Konferenz

Checkliste

• Einstellungen der Videokonferenz-Software überprüfen
• Zugriffsschutz (z.B. Passwort) der Videokonferenz-Software überprüfen
• (Vor der ersten Konferenz mit neuen Teilnehmern) Testlauf für Teilnehmer durchführen
• Informationen rechtzeitig verschicken

Es ist Ihre Verantwortung, die Konferenz ordentlich vorzubereiten. In diesem Kapitel werden die wichtigsten Schritte vorgestellt.

Einstellungen

Die Einstellungen in der Plattform müssen korrekt gesetzt werden. Auch wenn dies auf jeder Plattform anders ist, so gibt es zwei Sachen, die Sie bei jeder Plattform einstellen sollten.

Zum einen gibt es oft eine Funktion, neue Teilnehmer bei Beitritt stumm zu schalten. Dies sorgt dafür, dass die Störgeräusche minimiert werden.

Zum anderen sollten Sie einen Zugriffsschutz (wie z.B. ein Passwort) einstellen. Der reine Link zur Konferenz ist oftmals leicht erratbar, weshalb es wichtig ist, einen entsprechenden Schutz (z.B. durch setzen eines Passworts) zu implementieren.

Testen

Sie sollten einen Testlauf mit den Teilnehmern durchführen, insbesondere wenn neue Teilnehmer*innen an der Konferenz teilnehmen. Dies stellt sicher, dass die eigentliche Konferenz reibungslos läuft. Dafür sollten Sie eine Testkonferenz entweder einige Tage oder kurz vor der eigentlichen Konferenz durchführen.

Informieren

Vergessen Sie nicht, die Teilnehmer rechtzeitig über die Konferenz zu informieren. Folgende Informationen sollten Sie bereit stellen:

• Welche Plattform benutzen Sie? Wie können die Teilnehmer darauf zugreifen?
• Gibt es einen Testlauf? Wenn ja: Wann?
• Wann findet die Konferenz statt? Wie lange dauert sie?
• Wird die Konferenz aufgezeichnet?

Während der Konferenz

Checkliste

• Störende Teilnehmer stumm schalten (notfalls ausschließen)
• Auf Qualität / Probleme während der Übertragung achten
• Auf Wortmeldungen achten
• Nach Wortmeldungen achten, dass der Teilnehmer stumm ist

Während der Konferenz ist es wichtig, diese so zu managen, dass Störungen minimiert werden.

Konferenz Managen / Moderieren

Am Wichtigsten ist es, dass sie laute Teilnehmer relativ schnell stumm schalten. Dies ist oftmals nicht bösartig gemeint, kann aber extrem störend für alle anderen Teilnehmer sein. Nutzen Sie hierfür die Funktionen der Plattform. Sollte sich ein Teilnehmer nicht einsichtig zeigen oder absichtlich stören, so kann es notwendig sein, diese von der Konferenz auszuschließen (dies sollte aber immer die letzte Option sein).

Es ist genauso wichtig, auf die Qualität Ihrer Übertragung (falls Sie etwas präsentieren) und die Qualität der Teilnehmer*innen (falls diese etwas präsentieren) zu achten. Dadurch wird sichergestellt, dass alle der Konferenz folgen können. Sollte es Probleme geben, so macht es manchmal Sinn, eine kurze Pause einzulegen (damit die Probleme behoben werden können).

Wortmeldungen

Während der Konferenz sollten Sie auf Wortmeldungen achten und die Teilnehmer entsprechend auffordern. Einige Plattformen bieten es an, eine Wortmeldung anzukündigen (dieses ist unter verschiedenen Namen wie "melden" oder "Hand heben"/"Hand hoch" implementiert), falls so eine Funktion nicht angeboten wird sollten sie eine andere Möglichkeit finden. Achten Sie darauf, dass die Person vor der Wortmeldung ihre Stummschaltung aus schaltet und sich danach wieder stumm schaltet.

Nach der Konferenz

Checkliste

• (falls gewünscht) Feedback einholen
• (falls gewünscht) Mitschnitt verfügbar machen
• (falls gewünscht) Zusammenfassung verfügbar machen

Nach der Konferenz sollten sie eine kurze Nachbereitung der Konferenz machen.

Feedback einholen

Es bietet sich an, nach der Konferenz ein kurzes Feedback von den Teilnehmer*innen einzuholen, ob die Konferenz für sie gut verlaufen ist.

Mitschnitt verfügbar machen

Sollten Sie die Konferenz aufgezeichnet haben, so müssen Sie den Mitschnitt für die Teilnehmer*innen verfügbar machen.

Vergessen Sie nicht, vor der Konferenz die Teilnehmer*innen über den Mitschnitt zu informieren!

Zusammenfassung verfügbar machen

Falls gewünscht können Sie eine Mitschrift oder eine Zusammenfassung den Teilnehmer*innen zur Verfügung stellen.