Hybride Meetings per Webkonferenzanlage
V1.1 10-2021 | Christian Kreitschmann | DL.MIN | Universität Hamburg
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Grundidee: Hybride Webmeetings in einem Seminarraum ermöglichen
Grundidee in diesem Setup ist die Durchführung hybrider Webmeetings aus einem Seminarraum heraus. Die Lehrperson und die Teilnehmenden vor Ort werden per Video und Audio live in ein Webmeeting übertragen. Aus der Ferne an diesem Meeting teilnehmende Personen können per Video/Audio auf dem Display gesehen und gehört werden. So ist ein interaktiver Austausch zwischen beiden Gruppen möglich.
Präsentationen der Lehrperson können sowohl im Webmeeting als auch vor Ort (auf dem Touch-Display) gezeigt werden. Durch die Touchfunktion kann ein interaktives Whiteboard (z.B. in BBB) mit dem Stift des C-Touch beschrieben und im virtuellen Meetingraum gezeigt werden. Die Fernbedienung der Webcam kann genutzt werden, um individuelle Kameraeinstellungen festzulegen. In Abhängigkeit räumlicher Gegebenheiten ist es so prinzipiell möglich, zwischen einer passenden Perspektive mit den vor Ort Teilnehmenden (für den gemeinsamen Austausch) und einer Nahaufnahme einer physischen Tafel / Flipchart / Whiteboard (für die Vermittlung von Lehrinhalten) zu wechseln.
In diesem grundlegenden Setup nutzt die Lehrperson ausschließlich die Webkonferenzanlage vor Ort. Ein Nachteil dieses Settings ist es, dass die Präsentation und die aus der Ferne teilnehmenden Personen nicht zugleich gut sichtbar bleiben können. Sobald die Lehrperson eine Präsentation für die vor Ort Anwesenden (z.B. als Vollbild) zeigt oder das Whiteboard nutzt, muss das Videobild der aus der Ferne Teilnehmenden zwangsläufig verkleinert oder ausgeblendet werden. Auch aus diesem Grund wird in einem erweiterten Setting die Nutzung eines weiteren (Dozenten-)Rechners empfohlen, von dem aus Präsentationen etc. auf einem Beamer gezeigt und parallel in das Webmeeting übertragen werden.
Schritt-für-Schritt Anleitung
Touch-Display und PC einschalten
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Auf der Rückseite des Gestells befindet sich ein verschließbarer Kasten. Erkundigen Sie sich vorab rechtzeitig Ort, auf welche Weise Sie den Schlüssel dafür erhalten können.
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Öffnen Sie den Kasten auf der Rückseite des Displays, indem Sie auf die rechte obere Ecke der Tür drücken.
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Einschalten des PCs: Schalten Sie den im rückseitigen Kasten befindlichen PC über den Einschaltknopf unten auf der Frontseite des Gerätes ein.
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Höhenverstellung: Das Rollgestell des Displays kann mittels der Griffe auf der Rückseite verschoben werden. Über die beiden Buttons kann das Display hoch- oder heruntergefahren werden.
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Einschalten des Displays: Drücken Sie den Button unten auf der Vorderseite, um vom Standby-Betrieb (Button leuchtet rot) in den Betriebsmodus (Button leuchtet blau) zu wechseln. Sollte das Display ganz ausgeschaltet worden sein, drücken Sie zuerst noch den Schalter auf der linken Seite des Displays.
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Wird der Monitor eingeschaltet, ohne zugleich auch den Rechner im rückseitigen Gehäuse einzuschalten, erhält das Display kein Signal und es wird die Meldung "No input detected. Please check the attached device." angezeigt. Bis der Rechner ganz hochgefahren ist wird ggf. eine andere Meldung auf dem Display angezeigt, die Sie ignorieren können. Warten Sie mindestens 60 Sekunden bis der Rechner ganz hochgefahren ist.
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Über den blau leuchtenden Button an der Vorderseite lässt sich ein Menü öffnen, das via Touch / Stift bedient werden kann. In diesem Menü können Sie den Monitor auch wieder ausschalten. Der oberste Menüpunkt bestimmt die Quelle des Monitors. Das Webkonferenzsystem sollte so vorkonfiguriert sein, dass der angeschlossene PC als Quelle (standardmäßig: HDMI 1) ausgewählt ist. Die anderen Menüpunkte können Sie ignorieren. Sollte das Display versehentlich gesperrt worden sein, kann es über die Eingabe des Codes '0000' wieder entsperrt werden.
Zubehör verbinden
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Entnehmen Sie dem rückseitigen Schrank das benötigte Equipment: Kabellose Tastatur mit integriertem Touchpad (1). Hinweis: Die Ausstattung mit Funktastatur fällt in den Fachbereichen ggf. unterschiedlich aus. Mikrofon(e) (2) (3), Eingabestift(e) (4), Fernbedienung für die Webcam (5). Es gibt auch eine Fernbedienung für das Touchdisplay, welche aber nicht zwingend benötigt wird.
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Tastatur: Die gezeigte Tastatur ist batteriebetrieben (2 Batterien Typ AA) und kann an der oberen Seite ein-/ausgeschaltet werden. Es wird automatisch eine Verbindung mit dem an das Display angeschlossenen PC hergestellt. Der gelbe Knopf oben links dient als alternativer Mausbutton, damit das Touchpad auch aus der Hand heraus bedient werden kann.
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Stifteingabe: Die Stifte für das Touchdisplay können sofort genutzt werden, um das Gerät zu steuern. Um das Display wie ein Whiteboard nutzen zu können, müssen Sie sich jedoch zunächst am PC anmelden und eine entsprechende Software starten (z.B. Powerpoint). Die Webmeetinglösung "BigBlueButton" verfügt über ein integriertes Whiteboard. Das Display kann generell auch mit den Händen bedient werden.
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Kamerasteuerung: Die Webcam verfügt über eine Fernbedienung. Der Knopf in der Mitte schaltet die auf dem Display montierte Kamera ein und stellt Sie auf die Standardeinstellung. Damit die Kamera im Webmeeting als Videoquelle erkannt werden kann, muss sie vor der Auswahl der Quelle im Webmeeting eingeschaltet worden sein.
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Weitere Einstellmöglichkeiten: Sie können die Kamera und die Lautstärke des Systems wie im Bild beschrieben steuern. Vorsicht bei den oberen Buttons: "Anruf beenden" beendet in MS-Teams einen (Video-)Anruf direkt. Die Stummschalt-Taste für das Mikrofon funktioniert nicht in allen Anwendungen. Nutzen Sie dafür besser Tastatur-Shortcuts oder die Buttons innerhalb der Anwendung(en).
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Mikrofon(e) verbinden: Auf dem Tisch der Lehrperson (oder auf der Ablage des Displays) befindet sich ein Hub, an den eines der beiden Mikrofone angeschlossen werden kann.
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Nachdem Sie eines der beiden Mikrofone eingesteckt haben, ist es über den Hub mit dem Dell-Rechner verbunden und kann als Audioquelle in Webmeetings ausgewählt werden.
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Sie können beide Mikrofone verwenden, indem Sie diese in Reihe miteinander verbinden. Öffnen Sie dazu die Gummiabdeckung auf der Rückseite, um den Anschluss freizulegen. Bewahren Sie die Gummiabdeckung gut auf und befestigen Sie diese später wieder am Mikrofon.
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Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eines oder beide Mikrofone zu platzieren. In diesem Beispiel würde auch ein Mikrofon ausreichen.
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Sollten Sie eine Tischreihe überbrücken, dann achten Sie darauf, Stolperfallen zu vermeiden.
Anmeldung am Rechner
Sobald Monitor und PC eingeschaltet sind, wird der Windows-Startbildschirm mit einem Loginfeld angezeigt. Nach Klick / Touch erscheint ein Hinweis zur Anmeldung per Benutzerkennung, den Sie einfach mit OK bestätigen können. Anschließend können Sie sich mit Ihrer B-Kennung anmelden. Nutzen Sie dafür besser die im rückseitigen Gehäuse hinterlegte Tastatur und nicht die Touch-Eingabe des Displays, um zu vermeiden, dass andere Ihre Anmeldedaten einsehen können.
Nach erfolgreicher Anmeldung wird Ihnen der Windows Desktop angezeigt. Sie können auf verschiedene Arten ein Webmeeting starten. BBB: Rufen Sie Ihren Moodle-Kurs oder die Einstiegsseite für Ihre BBB-Meetings über den Browser auf. MS-Teams: Öffnen Sie die MS-Teams Anwendung über das Startmenü und melden Sie sich mit Ihrer B-Kennung an. ZOOM: Öffnen Sie die ZOOM-App über das Startmenü und melden Sie sich mit Ihrer B-Kennung an.
Mikrofon und Webcam im Webmeeting einrichten
Audiosystem im Webmeeting auswählen: Der Dialog zur Auswahl von Mikrofon/Lautsprecher sieht in den verschiedenen Webmeeting-Anwendungen unterschiedlich aus. In der Regel starten Sie diesen Dialog mit dem Klick auf ein Mikrofon-Symbol. Wenn Sie sich über den Browser und/oder per Meeting-Link in ein Webmeeting einwählen, fordert ggf. auch der Browser zur Freigabe des Mikrofons auf. Wählen Sie in beiden Fällen als Mikrofon (und für die Wiedergabe von Audio) die "Freisprecheinrichtung mit Echoausschaltung (Logi Rally Audio)" aus und bestätigen Sie die Freigabe.
Webcam im Webmeeting auswählen: Öffnen Sie in der Webmeeting-Anwendung den Dialog zur Auswahl / Freigabe der Kamera und wählen Sie als Quelle "Logi Rally Camera" aus. Eventuell müssen Sie dafür erneut die Kamera über den mittleren Button der Fernbedienung einschalten.
Tipp: In BBB-Meetings können Sie von einem angemeldeten Rechner aus auch mehrere Webcams/Kameras zugleich freischalten. Klicken Sie dazu im Hauptfenster ein weiteres Mal auf den Button zur Freigabe der Kamera. Wählen Sie dann unter Kamera eine weitere angeschlossene Quelle (z.B. Notebook-Kamera, zusätzliche Dokumentenkamera, OBS-Quelle) aus und bestätigen Sie Ihre Wahl mit "Freigabe starten".
Erweiterte Settings: Bitte alle(s) gleichzeitig!
In einem erweiterten Setting können die Vorteile zweier Präsentationsflächen (Touch Display, Beamer) genutzt werden,
- damit sich alle Personen möglichst jederzeit gegenseitig wahrnehmen können und
- Präsentationen / Whiteboard-Eingaben für alle Teilnehmenden zugleich möglichst gut erkennbar bleiben (idealerweise als Vollbild).
Dabei nutzt die Lehrperson einen weiteren (eigenen) Rechner vor Ort, um sich ein zweites Mal in das veranstaltete Webmeeting einzuloggen. Der erste Login erfolgt (via B-Kennung) über die Webkonferenz-Technik im Raum. Ein zweiter Login erfolgt - über den Meeting-Link und ggf. als Gast im eigenen Meeting - mit dem zusätzlichen Dozenten-Rechner. Die Konferenztechnik vor Ort wird primär genutzt, um Ton und Bild aller Teilnehmenden in beide Richtungen zu übertragen. Das zweite Gerät dient als Präsentationsgerät, um die Inhalte (Powerpoint, PDFs, Browserfenster, Videos etc.) vor Ort über den Beamer und zugleich auch im Webmeeting zu zeigen.
Soll eine Präsentation gezeigt werden, können Sie den Dozentenrechner für die Präsentation (im Webmeeting und auf dem Beamer) nutzen und die Teilnehmenden groß auf dem Touch-Display zeigen. Soll die Stifteingabe des Touch-Displays genutzt werden, können sie das Whitebaord möglichst groß auf dem Touch-Display zeigen. Der Präsentationsrechner kann nun genutzt werden, um statt der Präsentation die Kachelansicht aller Teilnehmenden über den Beamer zu zeigen. So ist jeweils möglichst viel sichtbar. Die Teilnehmenden zu Hause können jeweils die für sie selbst wichtige Ansicht wählen und Fenster ggf. auch vergößern.
Konferenzsystem plus Präsentations-Rechner nutzen
Technische Voraussetzungen:
- Webkonferenz-Technik vor Ort
- Präsentations-Rechner (eigenes Gerät)
- für die Präsentation auf einem Beamer (mit HDMI-Ausgang)
- mit LAN / WLAN-Zugang
- ein Beamer im Seminarraum inkl. HDMI-Kabel
Schalten Sie den Beamer ein und verbinden Sie diesen Beamer mit Ihrem Rechner. Ggf. müssen Sie die richtige Quelle (z.B. HDMI statt VGA) wählen und einen entsprechenden Adapter (z.B. HDMI -> USB-C) verwenden.
Loggen Sie sich anschließend mit dem Präsentations-Rechner ein weiteres Mal in das bereits über das Konferenzsystem veranstaltete Web-Meeting ein. Nutzen Sie die entsprechende Funktion Ihrer Webmeeting-Anwendung um sich den Meeting Link anzeigen und ggf. auch an Ihre E-Mailadresse schicken zu lassen. Am besten erstellen Sie den entsprechenden Meeting-Link schon vorab, damit Sie ihn gleich auf Ihrem Präsentations-Rechner bereit haben.
Display als interaktives Whiteboard nutzen
Sie können das Display per Hand oder mit den Stiften für das Display steuern und auch handschriftliche Eingaben machen. Um das Display als interatives Whiteboard zu nutzen, müssen Sie zunächst eine entsprechende Software (z.B. Powerpoint) starten.
In BBB gibt es ein integriertes Whiteboard, das Sie direkt für handschriftliche Eingaben nutzen können.
Um Dokumente zu annotieren, öffnen Sie das Menü unten links neben dem Whiteboard als Präsentator und wählen Sie "Präsentationen verwalten". Laden Sie dann Ihr Dokument oder eine Gafik hoch. Anschließend wird die Datei zu einem PDF umgewandelt und dann als Whiteboard angezeigt.
Kameraeinstellungen nutzen, um Flipchart oder Tafel einzubinden
Sie können die Fernbedienung der Webcam nutzen, um verschiedene Kamera-Einstellungen zu speichern bzw. abzurufen (Mitte: Standardeinstellung, Button 1 + 2: frei wählbar). Drücken Sie zum Speichern einer Einstellung 3 Sekunden lang die Taste 1 oder 2 auf der Fernbedienung. Sie können nun per Knopfdruck zwischen verschiedenen gespeicherten Einstellung wechseln. Beispielsweise zwischen einer Einstellung mit den Teilnehmenden im Raum und einer Einstellung, in der auf ein Flipchart oder eine Tafel gezoomt wird.
Feedback
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