Datenschutzerklärung des Zammads
Gültigkeitsbereich
Diese Datenschutzerklärung gilt für das Zammad, welche hinter der Domain support.min.uni-hamburg.de angeboten wird.
Kontaktdaten des Verantwortlichen
Verantwortlich im Sinne der Datenschutzgrundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der EU-Mitgliedstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:
Universität Hamburg
Mittelweg 177
20148 Hamburg
Telefon: +49 40 42838 0
Fax: +49 40 42838 9586
Die Universität Hamburg ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird gesetzlich vertreten durch Univ.-Prof. Dr. Hauke Heekeren, Präsident der Universität Hamburg, Mittelweg 177, 20148 Hamburg.
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten der Universität Hamburg
Datenschutzbeauftragte:r der Universität Hamburg
Mittelweg 177
20148 Hamburg
Telefon: +49 40 42838 2957
E-Mail: datenschutz@uni-hamburg.de
A. Datenverarbeitung
1. Bereitstellung der Webseite und Erstellung von Logfiles
Bei jedem Aufruf und jeder Nutzung dieser Webseite werden Daten und Informationen erfasst. Diese Daten und Informationen werden in Logfiles der Server gespeichert. Erfasst werden können:
- IP-Adresse
- Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Internet-Service-Provider der Nutzer:in
- Betriebssystem der Nutzer:in
- Websites, von denen das System der Nutzer:in auf unsere Internetseite gelangt
- Websites, die vom System der Nutzer:in über unsere Website aufgerufen wird
Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist erforderlich, um eine Auslieferung der Webseite an den Rechner der Nutzer:in zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse der Nutzer:in für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.
Die Speicherung in Logfiles erfolgt zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit der Webseite, zur Optimierung der Inhalte der Webseite sowie zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind oder das Konto ein Jahr lang inaktiv war. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.
Im Fall der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens sieben Tagen der Fall. Eine darüber hinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer:innen gelöscht oder verfremdet, so dass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.
2. Verwendung von Cookies
Unsere Website verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computer der Nutzer:in gespeichert werden. Ruft eine Nutzer:in eine Webseite auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem der Nutzer:in gespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Webseite ermöglicht.
Wir setzen Cookies ein, um unsere Webseite nutzerfreundlicher zu gestalten.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung von Webseiten für die Nutzer:innen zu vereinfachen.
Cookies werden auf dem Rechner der Nutzer:in gespeichert und von diesem an uns übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer:in auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Webseite deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Webseite vollumfänglich genutzt werden.
3. Kontaktformular und E-Mail-Kontakt
Auf unserer Webseite gibt es Kontaktformulare, welche zur elektronischen Kommunikation genutzt werden können. Dabei werden die in der Eingabemaske eingegebenen Daten übermittelt. Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Absendevorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.
Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über bereitgestellte E-Mail-Adressen möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten der Nutzer:in gespeichert. Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 4 HmbDSG, wenn die Verarbeitung der von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens im Rahmen der Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich ist. Die Mitteilung darüber hinaus gehender Angaben durch Sie erfolgt freiwillig aufgrund einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontaktformulars und diejenigen, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit der Nutzer:in beendet ist.
4. Anmeldung
An unserer Webseite können sich Nutzer:innen unter Angabe personenbezogener Daten anmelden. Es werden folgende personenbezogenen Daten dabei übermittelt:
- Benutzerkennung der Universität Hamburg
- Name der Nutzer:in
- E-Mail Adresse
- Zeitpunkt der letzten Anmeldung
- IP-Adresse
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung der Nutzer:in Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Eine Anmeldung der Nutzer:in ist für das Bereithalten bestimmter Inhalte und Leistungen auf unserer Webseite erforderlich, dazu zählen u.a. das Erstellen und Verwalten von Supportanfragen.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind oder das Konto ein Jahr lang inaktiv war.
5. Chat
Auf unserer Webseite können Nutzer:innen Textnachrichten und Bilder an andere Nutzer:innen freigeben. Es werden folgende personenbezogenen Daten dabei übermittelt:
- Freigegebene Textnachricht und Bild
- URL der aktuellen Webseite
- Zeitpunkt der Übermittlung
- IP-Adresse
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung der Nutzer:in Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind oder das Konto ein Jahr lang inaktiv war.
6. Telefonkontakt
Auf unserer Webseite gibt es die Telefonnummer +49 40 42838 3391, welche zur telefonischen Kommunikation genutzt werden kann. Dabei wird die Sprachnachricht an unser System übermittelt, gespeichert und automatisch durch eine selbst gehostete KI transkribiert. Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Anrufvorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen. Es werden folgende personenbezogenen Daten dabei übermittelt:
- Telefonnummer der Nutzer:in
- Zeitpunkt der Übermittlung
- Audioaufzeichnung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung der Nutzer:in Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind oder das Konto ein Jahr lang inaktiv war.
B. Rechte der betroffenen Person
Sie haben folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft über die bei uns zu ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO);
- Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO);
- Recht auf Löschung gespeicherter personenbezogener Daten, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Art. 17 DSGVO);
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO);
- Recht auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung, die unserem berechtigten Interesse, einem öffentlichen Interesse oder einem Profiling dient, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DSGVO); erteilte Einwilligungen zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.
- Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO).
C. Widerruf der Einwilligung/Widerspruch gegen die Verarbeitung
Ihr Recht auf Widerspruch, Widerruf und Korrektur können Sie gegenüber folgender Anschrift geltend machen:
Datenschutzbeauftragte:r der Universität Hamburg
Mittelweg 177
20148 Hamburg
Telefon: +49 40 42838 2957
E-Mail: datenschutz@uni-hamburg.de